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Les sites doivent identifier de manière rapide et efficace les textes applicables à leurs activités. La responsabilité pénale et civile de l’exploitant et de son mandataire social est ainsi engagée. Cette tâche est d’autant plus complexe que les réglementations Environnement et Hygiène, Sécurité & Conditions de Travail changent souvent et que les activités du site évoluent constamment. La maîtrise du processus de Veille Réglementaire peut être d’autant plus ardue qu’un site industriel, même de taille moyenne :
- est concerné par plusieurs centaines de textes en Environnement et en Sécurité
- doit gérer plusieurs milliers d’exigences et plusieurs dizaines de plans d’action
- doit dans la plupart des cas rendre compte de manière permanente de ses non-conformités et plans d’action, alors que les responsables des divisions ou groupes doivent les contrôler et les consolider
Pour les sites certifiés (ou en cours de certification) ISO 14001 ou OHSAS 18001, ces référentiels exigent une évaluation de conformité permanente et documentée.
Les outils de veille réglementaire HSE doivent permettre aux sites de gagner du temps et de l’efficacité sur chacune des étapes du processus de Veille réglementaire.Cela passe notamment par:
- Une base de données complète et constamment mise à jour
- Une ergonomie et une lisibilité adaptée aux utilisateurs concernés, qui ne sont ni juristes, ni programmateurs
- Une accessibilité 24/24 et depuis n’importe quel poste de travail connecté à Internet: les utilisateurs sont de plus en plus mobiles
- Des rapports faciles à générer et un affichage des informations pertinentes
-
Et le cas échéant
- de pouvoir consolider, le cas échéant, toutes les données d’un grand nombre de sites
- de pouvoir répondre en tous points aux exigences des référentiels ISO 14001 et OHSAS 18001